Helsingfors KFUK/M Scouters Ungernresa 2023

Datum?

Exakta tider för resan klarnar först då vi besluter rutten nästa vår, men 11 – 23.8 lönar sig att boka i sin kalender. Själva seminariet är 16 – 20.8, så man kan även delta genom att flyga dit och tillbaka. I så fall deltar man inte via kåren, utan via Y-Scouts Finland, men vi i kåren hjälper förstås till :)

Vad?

En tåg- och båtresa genom Europa med ESG seminariet i Ungern som mål. Läs mera om ESG-samarbetet och själva seminariet genom att trycka här. Upplev tågresande, internationellt samarbete och bra fiilis!

Pris och betalningar?

Priset för resan är uppskattat kring 850€ per person utan understöd. Vi kommer att söka gruppunderstöd och samla in pengar tillsammans för att subventionera deltagaravgiften, och först efter det kan vi med säkerhet säga vad den personliga avgiften kommer bli.

RAT 1 av avgiften betalas senast 1.4.2023 och är 150€. Avgiften betalas till kårens konto FI1740550010130637 och i meddelandefältet skriver ni ”scoutens namn + ungern RAT1”.

RAT 2 av avgiften betalas senast 1.6.2023 och klarnar senare, men är högst 700€. Avgiften betalas till kårens konto FI1740550010130637 och i meddelandefältet skriver ni ”scoutens namn + ungern RAT2”.

Understöd?

Förutom de gemensamma gruppunderstöden som reseledarna tar hand om, kan deltagarna även söka personliga understöd av t.ex kåren, FiSSc och Y-Scouts.

För att söka understöd av kåren ska du skriva en fritt formulerad ansökan till kårens styrelse. Ansökan skickas in elektroniskt till kårchefen (e-post: karchef@kfukm.fi) Det här kan du göra i princip när som helst, men bäst är det att göra när kostnaderna klarnat. I din ansökan ska framkomma vilka faktorer i ditt liv som belyser behovet av understöd. Kåren understöder enligt möjlighet, och det finns inget maxbelopp för vad man kan söka om.

För att söka understöd av FiSSc ska du fylla i formuläret som du hittar genom att trycka här. Deadline för FiSSc-stipendiet är 15.4, och det är värt att notera att Världsscoutjamboreen i Korea är samma år som resan, vilket innebär att FiSSc inte har möjlighet att understöda som andra år. Den här sidan uppdateras före mars 2023 med modellsvar och noggrannare instruktioner för att söka stipendiet.

Instruktioner för att söka understöd av Y-Scouts kommer senare under våren 2023.

Anmälan?

Sista anmälningsdagen är den 15.2.2023, och anmälan blir bindande den 15.3.2023

Anmäl dig genom att trycka HÄR.

Dokument, pass, annat att ha med sig?

Deltagarna ska ha med sig ett pass som är i kraft både under resan samt minst 6 månader efter resan.

Just nu kräver inga land vi ska resa igenom varken coronapass eller visum, men ifall läget ändras behöver deltagarna även ha giltigt coronapass och/eller visum för inresning i destinationsländerna.

På resan ska deltagarna ha på sig den finska representationshalsduken (”kv-huivi”). Priset för den är 14€, vilket inte är medräknat i deltagaravgiften på 850€. Genom att trycka här kan ni köpa halsduken.

Sidan uppdateras med noggrannare packningslista under vårterminen 2023.

Regler och villkor för resan?

Vi har både trivselregler och villkor för resan, båda vilka kan läsas här nedan. Om man inte förbinder sig vid både reglerna och villkoren kan man inte följa med på resan.

Trivselreglerna:

  1. Hela evenemanget är rusmedelsfritt (även rökning i alla dess former är förbjudet under resan)
  2. Vi följer de instruktioner som ges av reseledarna
  3. Minderåriga scouter tar inte med vassa verktyg på resan
  4. Vi rör oss i grupp under hela resan
  5. Vi rör oss ensamma endast med lov av en reseledare
  6. Vi beter oss respektfullt mot varandra under resan
  7. Vi beter oss respektfullt mot andra människor, religioner och kulturer under hela resan

Deltagar- och annuleringsvillkoren:

Deltagare

1. För att kunna delta i lägret ska man vara född 11.8.2005–31.8.2009, det vill säga vara 14–17 år då lägret
börjar (”Lägerdeltagare”). Äldre personer (födda före 11.8.2005) kan delta som ledare. Både Lägerdeltagare och ledare är ”Deltagare”. Alla Deltagare måste ha betalat Finlands Scouters, Finlands Svenska Scouters, Helsingfors Svenska Scouters och kårens medlemsavgift för år 2023 (kåren fakturer dessa gemensamt i början av 2023) för att kunna delta i resan.

2. Deltagarna ska ha giltiga inresedokument som fyller inresekrav för alla länder vi besöker under resan, detta kan vara pass och visum, samt eventuella dokument som krävs på grund av coronapandemin. Kåren ansvarar inte för kostnader som uppstår för att en Deltagare ska kunna komma in i landet eller eventuellt hindras att komma in i landet. I sådana fall ansvarar Deltagaren själv för eventuella tilläggskostnader och har inte rätt att få gottgörelse för betalda deltagaravgifter.

3. De resande omfattas av en scoutförsäkring*. Sätt dig noga in i scoutförsäkringens villkor. Deltagaren kan om hen vill öka sitt försäkringsskydd genom att ta en egen rese- och resgodsförsäkring.

*Observera att försäkringen i första hand täcker endast kostnader för sjukdomar och olycksfall som börjar/sker under resan. Gamla sjukdomar som börjat före resan täcker försäkringen betydligt snävare eller inte alls. Som sjukdomar som börjat före resan betraktas både lindriga sjukdomar (till exempel förkylning eller hosta) och allvarligare kroniska sjukdomar (till exempel epilepsi eller diabetes) om det förekommit symtom före resan. Om Deltagaren har en sjukdom som börjat före resan och som förvärras plötsligt och oväntat under resan, kan försäkringen ersätta behandling av förstahjälpstyp i högst 10 dygn. Försäkringen ersätter inte hemtransport när det gäller gamla sjukdomar. Observera att en sjukdom vars undersökningar eller behandlingsåtgärder fortfarande pågår när resan börjar inte omfattas av ersättningen för en oväntat förvärrad sjukdom. Med detta avses till exempel att man kommit överens om kontrollbesök, ytterligare undersökningar eller en åtgärd efter resan eller att den försäkrade har ordinerats medicin för resan. Du hittar länk till mer information om scoutförsäkringen längre ner på sidan.

Deltagaravgifter och betalningstidtabell

4. Deltagaravgiften, som fastställs senare på basis av inkomna understöd och insamlade pengar, betalas i två rater till kåren. Den första raten innefattar 150€ och betalas till kåren senast 1.4.2023. Den andra raten fastställs på basis av understöd och insamlade pengar, samt de exakta kostnaderna som framkommer vid bokning, och betalas till kåren senast 1.6.2023. Deltagaravgiften utan understöd uppskattas vara 850€.

Det går även att söka om nedsatt avgift och/eller personliga understöd för resan efter att deltagaravgiften är fastställd, läs mera om detta under rubriken ”understöd”.

Rätten att göra ändringar i betalningstidtabellen och betalningarna förbehålles.

5. Deltagaravgifterna omfattar inte transporter till eller från träffpunkten Malmgårds tågstation i hemlandet.

6. Deltagaravgiften innefattar:

  • Alla resorna från startpunkten i Helsingfors till resans slut i Helsingfors
  • All mat under resan
  • Alla övernattningar under resan
  • Deltagaravgiften för ESG-seminariet i Ungern

Anmälning, bundenhet och annulleringsvillkor

7. Anmälningstiden till resan är 19.12.2022–15.2.2023.

8. Alla deltagare anmäler sig till resan via FS Kuksa-datasystem. Vid anmälningen godkänner man ännu separat resans anmälnings- och annulleringsvillkor, samt resans regler.

9. Anmälan blir bindande den 15.3 och efter att dessa villkor har godkänts i Kuksa vid anmälningen.

10. Anmälan kan annulleras genom att meddela om detta skriftligt till en av reseledarna (martina.somppi@scout.fi eller kenneth.mattila@scout.fi). Annulleringen kan göras utan kostnader till och med 15.3.2023.

11. Om annulleringen görs efter att anmälan blivit bindande kommer deltagaren att faktureras för de kostnader som redan uppkommit för kåren och inte kan fås tillbaka.

12. I sjukdoms- eller olycksfall betalas deltagaravgiften inte tillbaka, men det går att ansöka om ersättning
för avgiften i första hand hos det egna försäkringsbolaget och i andra hand från scoutförsäkringen.
(https://www.scout.fi/for-scouter/medlemstjanster/scoutforsakring/).

13. Man får delta i resan endast om deltagaravgiften är betald enligt den angivna tidtabellen.

14. Kåren har rätt att inhibera resan i allmänna force majeure-situationer (t.ex. krig, uppror, strejk, pandemi eller motsvarande undantagssituationer i Finland eller destinationsländerna). I sådana fall eller om resan inställs på grund av annan orsak återbetalas deltagaravgiften till Deltagarna, minskad med den del som redan betalts vidare och som inte kan fås tillbaka av kåren.

15. Lägerresan kan vara fysiskt och psykiskt krävande. Efter anmälningen gör reseledarna en bedömning av de anmäldas lämplighet som Deltagare. Reseledarna bedömer i varje enskilt fall behovet av en lämplighetsundersökning samt dennas innehåll. För att försäkra sig om Deltagarnas välbefinnande och säkerhet förbehåller sig kåren rätten att välja Deltagarna utgående från bedömningen och övriga utredningar. Kåren har också rätt att efter väljandet i undantagsfall inställa resan för en Deltagare om dennas hälsotillstånd eller någon annan orsak, enligt en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården eller på basis av någon annan utredning, gör det omöjligt att delta i lägerresan. I sådana fall återbetalas alla betalda avgifter åt Deltagaren.

16. Under lägerresan representerar alla den finländska scoutverksamheten. Därför har man under resan
Finlands Scouters representationshalsduk runt halsen och uppför sig som det anstår en scout. Lägerresan är rusmedelsfri. Om en Deltagare äventyrar sin egen eller andra Deltagares säkerhet eller i övrigt allvarligt bryter mot evenemangets regler, kan hen avlägsnas från evenemanget enligt reseledarnas beslut. I sådana fall ansvarar Deltagaren själv för de kostnader avlägsnandet medför och har inte rätt att få gottgörelse för betalda deltagaravgifter.

Resesätt

17. Deltagandet i Ungernresan med kåren innebär att resa via landvägen till seminariet i Ungern och tillbaka hem enligt planerad rutt som fastställs senare under våren. Resorna inkluderas i deltagaravgifterna. Ifall en deltagare är förhindrad att delta i antingen dit – eller tillbakavägen, kan hen få delta i kårens resa bara ena vägen. Samma villkor och regler gäller för deltagare som åker endast ena vägen med kåren, men kostnaderna anpassas till den kortare deltagartiden.

18. De vuxna (18 år fyllda) förbinder sig att uppföra sig som ansvarsfulla vuxna enligt FS säkerhetsinstruktioner. På lägerresan måste det för varje begynnande tiotal under 18-åringar finnas en myndig.

Hur deltagaravgiften bestäms samt tilläggsavgifter
19. Uppskattningen på deltagaravgiften har bestämts innan man visste det slutliga priserna på tågbiljetter, båtbiljetter och seminariets deltagaravgift. Deltagaravgiften grundar sig på situationen december 2022 och de bästa möjliga uppskattningarna just då. Om den slutliga kostnaden för resan blir mindre än uppskattat blir deltagaravgiften mindre än uppskattat.

20. Å andra sidan har kåren rätt att uppbära en tilläggsavgift utöver den uppskattade avgiften om en stigning i oljepriset eller den allmänna världsmarknadssituationen skulle orsaka ett märkbart underskott i lägerresans helhetsresultat. Då kan deltagaravgiften bli större än beräknat. I uppskattningen som anges hösten 2022 har man berett sig på små ändringar.


Behandlingen av Deltagarens personuppgifter

21. Med sin anmälan försäkrar Deltagaren att all behövlig information om Deltagaren fyllts i noggrant och sanningsenligt på anmälningsblanketten, inklusive informationen om hälsotillstånd, kost och hjälpmedel. Att man ger alla de begärda personuppgifterna är ett absolut krav för att få anmäla sig till och delta i resan samt för de avtal som hör till det.

22. Genom att godkänna dessa villkor försäkrar Deltagaren att hen angett all behövlig information om sig själv och sin hälsa.

23. Med sin anmälan godkänner Deltagaren det bifogade dokumentet och behandlingen av sina personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen av de personer med ledaruppgifter i reseledarteamet som behöver behandla personuppgifterna för att sköta sitt jobb. Hälso- och personuppgifter behandlas alltid konfidentiellt och med tystnadsplikt.

Försäkringar?

Scoutförsäkringen är i kraft under resan och du kan läsa mer om den här. Vi rekommenderar även att ta en privat reseförsäkring för resan.